Cómo definir el alcance de un proyecto paso a paso

El alcance del proyecto proporciona una descripción detallada del trabajo que se necesita realizar para poder entregar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto asignado.

Si nuestro objetivo es conseguir el éxito de un proyecto, antes que nada, es necesario definir el alcance de un proyecto. ¿Quieres saber cómo? Te lo explicamos paso a paso.

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance del proyecto se refiere a la lista de objetivos, plazos y tareas de un determinado proyecto y suele detallarse en un documento denominado declaración de alcance o declaración de trabajo.

Además, plasmar el alcance del proyecto en un documento proporciona al equipo una guía sobre todas las facetas del proyecto, desde las tareas que deben realizarse hasta los recursos necesarios y los objetivos que se tienen que alcanzar.

Se trata de una parte importante de las responsabilidades de un profesional de la gestión de proyectos. En este sentido, le ayudará a mantenerse enfocado en la tarea y a evitar que el alcance del proyecto se desborde.

Es importante garantizar el éxito de la ejecución de los proyectos mediante su alcance para evitar la pérdida de tiempo.

Características del alcance de un proyecto

Un alcance del proyecto sólido tiene que presentar las siguientes características:

Establecer el objetivo del proyecto.
Definir las necesidades y el resultado esperado.
Identificar las limitaciones.
Conocer los procesos empresariales implicados.
Delimitar las funciones del equipo.

Como su propio nombre indica, la declaración del alcance del proyecto trata de reducir la incertidumbre definiendo el alcance y garantizando que todas las partes interesadas posean una comprensión clara del proyecto y sus funciones.

Alcance de un proyecto: Ejemplo paso a paso

1. Marcar los objetivos

Necesitamos tener muy claro lo que se espera conseguir con el proyecto, por eso el primer paso para diseñar el alcance del proyecto es definir los objetivos utilizando la regla SMART. Es decir, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado.

2. Identificar las limitaciones u obstáculos

El siguiente paso para una planificación eficaz del proyecto es identificar las áreas en las que puede fallar. ¿Qué podría amenazar el presupuesto o causar retrasos importantes?

Para ello, elabora un plan de contingencia en el que expongas lo que harás para mitigar las consecuencias de cada imprevisto que pueda surgir.

3. Establecer los recursos necesarios

¿Cuánto dinero costará? ¿Qué suministros se necesitan? ¿Cuántas horas de trabajo serán necesarias? Todas estas preguntas deben responderse en detalle. Por este motivo hay que realizar una investigación a fondo para dar con las cifras exactas del coste, los recursos y los trabajadores implicados.

Un recuento preciso de los recursos garantizará que todo el mundo disponga de las herramientas adecuadas que garanticen la finalización del proyecto dentro del plazo previsto de forma exitosa.

4. Conocer las expectativas

Los proyectos de éxito son los que tienen en cuenta la satisfacción del usuario final. Por este motivo es fundamental tener claras las expectativas de los usuarios finales y conocer si nuestro producto, servicio o proceso cumple con ellas.

Esto incluye establecer el precio, el valor y la calidad de los productos o servicios, así como la disponibilidad, la entrega y las políticas de devolución.

5. Elaborar un calendario de hitos

Ahora que has expuesto los objetivos, las limitaciones y los recursos, puedes elaborar un calendario general del alcance del proyecto y adjudicar fechas a cada hito. De lo contrario, las tareas no tendrán sentido de prioridad y se corre el riesgo de no terminar el proyecto a tiempo.

Es importante establecer hitos específicos que ayuden a supervisar el progreso del proyecto.

6. Implementar los cambios necesarios

Siempre es mejor evitar modificar el alcance del proyecto, ya que supone la inversión de más tiempo, dinero y recursos.

Sin embargo, a veces estos cambios son inevitables y necesarios. Por ejemplo, el alcance del proyecto puede ampliarse si hay que hacer más de lo que se pensaba o puede reducirse si el proyecto es demasiado grande para el equipo.

¿Quieres conocer más metodologías y herramientas para convertirte en un gran gestor de proyectos? Ahora puedes lograrlo gracias a esta Maestría Virtual en Gerencia de Proyectos.