Cronograma de gestión de un proyecto: ¿Qué es y cómo crearlo en 8 pasos?

Cuando los proyectos se retrasan o se salen del presupuesto, esto afecta al éxito y al crecimiento del negocio. En este aspecto, una programación precisa para un proyecto es algo que toda organización puede y debe priorizar.

La programación o cronograma de gestión del proyecto mantiene a los miembros del equipo enfocados en las áreas clave, como las tareas que deben completarse, los plazos, el alcance del proyecto, los costes y mucho más. ¿Te gustaría saber qué es y cómo elaborar un cronograma de gestión de un proyecto? Sigue leyendo este artículo.

¿Qué es un cronograma de proyecto?

Un cronograma de gestión de un proyecto es un calendario que organiza las tareas, los recursos y las fechas de vencimiento para que pueda completarse a tiempo.

Un cronograma de gestión de proyecto incluye lo siguiente:

Un calendario del proyecto con fechas de inicio, finalización y tareas importantes.
El trabajo que será necesario llevar a cabo para alcanzar los resultados del proyecto.
Los costes, recursos y dependencias asociados a cada tarea.
Los miembros del equipo responsables de cada cometido.

Los cronogramas generalmente, se elaboran y controlan con un software de programación de proyectos, que dispone de características clave capaces de controlar el progreso de las tareas, los recursos y los costes en tiempo real. Del mismo modo, también permiten asignar trabajo, vincular tareas dependientes, ver cuadros de mando y destinar recursos, entre otras cosas.

Existen múltiples formas de visualizar los cronogramas de gestión de proyectos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt, las listas de tareas y los calendarios son tres de las formas más comunes de hacerlo.

Cómo crear el cronograma de un proyecto en 8 pasos

El calendario de gestión de un proyecto se elabora siguiendo estos ochos pasos que veremos a continuación:

1. Planificar la gestión del calendario

El trabajo de base para una buena programación de proyecto consiste en establecer los procedimientos, las políticas de la empresa y las directrices de documentación que regirán el mismo. De igual forma, el plan de gestión del cronograma describe los recursos disponibles para el proyecto y detalla a las personas implicadas.

Este documento también establece quién tiene la autoridad para realizar cambios en el cronograma, el proceso que deben seguir los miembros del equipo para solicitar un cambio y un plan de comunicación del proyecto para alertar al equipo de las modificaciones realizadas durante el transcurso del mismo.

2. Definir las actividades del proyecto

Se trata de configurar la lista de tareas que deben completarse para finalizar el proyecto. En el caso de proyectos complejos, puede ser útil organizar estas tareas en forma de gráfico en el que también se visualice las subtareas para mantener organizado el trabajo.

3. Determinar las dependencias entre las tareas

Una vez que hayas enumerado todas las actividades del proyecto, piensa en cada una de ellas para identificar qué tareas dependen de otras para ser completadas. Si no se tiene en cuenta una dependencia durante este paso, algunos miembros del equipo tendrán que esperar para completar sus tareas, lo que afectará al calendario global.

4. Secuenciar las actividades y definir la ruta

En este punto, será necesario establecer el orden en el que deben realizarse cada una de las actividades implicadas en el proyecto, de modo que se genere un flujo de trabajo eficiente. Identificar claramente, priorizar y dotar de recursos las tareas a lo largo de la ruta crítica hace que sea más probable completar el proyecto con éxito.

Si se realiza correctamente este paso, se garantizará un cronograma del proyecto completo y preciso.

5. Estimación de recursos

Cada actividad del proyecto requerirá de la utilización de recursos en forma de personal, costes, herramientas físicas y digitales, como programas de software, además de un lugar de trabajo. Asegúrate de tener en cuenta cualquier recurso específico de tu sector o proyecto y calcula los recursos necesarios para cada actividad, así como la asignación que le corresponde.

6. Establecer la duración y el tiempo

Fijar el tiempo que necesitará cada tarea del proyecto es algo esencial, ya que, si se subestima, se retrasará el cronograma. La mejor manera de estimar la duración es utilizar los datos de trabajos anteriores similares.

7. Desarrollar el calendario del proyecto

Llegados a este punto, deberías tener toda la información que necesitas para elaborar el cronograma de gestión del proyecto. Teniendo en cuenta la duración y las necesidades de recursos de cada actividad, así como sus dependencias y la secuencia adecuada, puedes asignar fechas de inicio y vencimiento para cada actividad.

Igualmente, comprueba las solicitudes de vacaciones de los miembros del equipo y no te olvides de incluir factores como las fiestas nacionales y otras ocasiones que puedan afectar a tu horario.

8. Seguimiento y control

El gestor de proyectos deberá supervisar y controlar el cronograma durante todo el proceso de principio a fin. Este paso implica la realización de informes del proyecto y la evaluación del progreso del mismo con respecto al calendario, la gestión del rendimiento y la comunicación con el equipo. También se asegurará de que cada actividad se ajuste al calendario y determinará si es necesario tomar medidas correctivas en caso de que se produzcan retrasos.

Ahora que ya sabes cómo realizar un cronograma es el momento de que aprendas otros métodos y herramientas realmente útiles en la gestión de proyectos. ¿Cómo? La Maestría Virtual en Gerencia de Proyectos te ofrece todos los conocimientos y recursos necesarios para que te conviertas en un project manager cómodamente desde casa.