¿Debo someter a mi empresa a un proceso de outsourcing o no?, ¿cuáles son las áreas que debería subcontratar?, ¿aumentará el outsourcing las posibilidades de mi negocio? A la hora de externalizar el trabajo hacia otra empresa, estas son algunas de las dudas que se suelen plantear y a las que trataremos de dar respuesta en esta guía sobre el outsourcing.
Outsourcing: qué es y cómo funciona
Outsourcing es la voz inglesa que define el momento en que una empresa decide externalizar uno de sus departamentos o actividades. Y ante la pregunta de qué es externalizar, su definición es delegar algunos servicios de una organización en otra empresa. En definitiva, subcontratar a terceros para realizar determinadas tareas.
Los objetivos del outsourcing son la reducción de costes, la mejora en la producción y el acceso a tecnologías más avanzadas. Todo ello, gracias a disponer de un equipo especializado.
Como ya comprendes este término, continúa la lectura de esta guía sobre el outsourcing con sus características más importantes:
Características del outsourcing: ¿Cuándo se suele subcontratar?
Es común que las empresas subcontraten servicios que requieren una alta especialización. Normalmente, están relacionados con la innovación y las tecnologías de la información, así como con tareas que exigen una intensa dedicación de recursos.
Pero sobre todo se externalizan los servicios de nueva creación e implantación, donde la integración de un tercero con experiencia en el sector facilita el trabajo.
Por consiguiente, la externalización es muy común en sectores como la logística (empresas de paquetería, transporte ), el marketing y publicidad, la tecnología, el asesoramiento legal y financiero (abogados, gestoría ) o la atención al cliente.
Tipos de outsourcing
Existen diferentes clasificaciones en lo que respecta a las externalizaciones de servicios. Todo va a depender del modelo de outsourcing que elija la empresa: los hay híbridos o, por el contrario, externalizaciones donde la empresa subcontratada dispone de todo el control en ese ámbito laboral.
Co-Sourcing
En este sentido, las dos empresas se ocupan de compartir responsabilidades y riesgo en la actividad que les une.
Off-site
Es el caso del outsourcing en servicios informáticos, por ejemplo. Los servicios se llevan a cabo en las instalaciones de la empresa subcontratada. Lo mismo ocurre con los servicios de outsourcing HR (Recursos Humanos).
In-house
Por el contrario, en este tipo de outsourcing, los servicios que se han externalizado se realizan en la empresa contratante. Sería el caso, por ejemplo, del trabajo realizado por una empresa de limpieza.
Off-shoring
Por otro lado, este término es más conocido como deslocalización. Es decir, externalizar alguno de los ámbitos de una empresa en un país extranjero. Normalmente se suele realizar en grandes compañías, debido al abaratamiento de costes.
Fases en el outsourcing
1. Evaluación de las necesidades
Al comenzar un proceso de outsourcing lo primero que hay que hacer es identificar las necesidades de la empresa, es decir, qué funciones no se pueden asumir de manera interna o en cuáles se prefiere que intervenga una empresa externa.
Es el momento de evaluar las oportunidades que ofrece una posible alianza y de determinar los servicios a externalizar. Eso sí, nunca deben formar parte de las funciones clave de una empresa.
2. Estudiar la elección de empresa externa
La elección de la empresa a subcontratar requiere un estudio previo de las posibilidades, para determinar cuál es la compañía más adecuada, solvente y eficaz para llevar a cabo la labor que queremos externalizar.
3. Escoger un modelo de outsourcing
También habrá que tomar decisiones sobre qué modelo de outsourcing queremos implantar, es decir, hasta qué punto la empresa se implicará en las tareas de la empresa subcontratada. También su tipología, como hemos visto antes, suele ser de la mano de empresas o de trabajadores autónomos o freelancers.
4. Establecer unos objetivos
El outsourcing estará bien definido, no solo por un contrato y un presupuesto, sino también por una estrategia con objetivos, recursos, plazos y evaluación.
5. Controlar el proceso de transición
Si se trata de un servicio que va a pasar de interno a externo hay que controlar bien el proceso de transición. Será un momento crítico en el que habrá que invertir más tiempo y esfuerzos para sacar de la organización una tarea que con el tiempo se llevará a cabo de manera mucho más fluida por parte de estos terceros.
6. Evaluación del trabajo
Y una vez que se han superado todas las fases previas y se comienza a trabajar con el modelo de outsourcing no hay que olvidar el llevar un seguimiento de su trabajo. Esta evaluación se suele llevar a cabo mediante auditorías mensuales y anuales.
Ventajas y desventajas del outsourcing
Y como en todos los procesos empresariales, a la hora de embarcarse en el outsourcing se deben contemplar sus ventajas e inconvenientes:
Ventajas del outsourcing
Por un lado, dentro de esta guía sobre el outsourcing, estas son sus ventajas más significativas:
- Reducción de costes. En muchas ocasiones es más rentable externalizar que llevar a cabo el servicio internamente.
- Mejora de la calidad. Suele ocurrir cuando contratamos una empresa especializada y con experiencia.
- Acceso a nuevos recursos. Tener alianzas outsourcing permite que una empresa pueda ampliar su abanico de oferta de servicios a clientes.
- Transformación del negocio. Contar con un punto de vista y una manera diferente de hacer las cosas redundará en una transformación del negocio y una amplitud de miras empresarial.
Desventajas del outsourcing
Sin embargo, el outsourcing también presenta algún inconveniente:
- Pérdida de control. Al externalizar, delegaremos parte de nuestras funciones en otra empresa.
- Necesidad de comunicación continua. Sin coordinación, el outsourcing corre el riesgo de ser un completo fracaso.
- Riesgo en la percepción del consumidor. Muchas veces el cliente tiene la percepción de que el servicio no será tan bueno si lo realiza un tercero.
- Trasvase de información. Cuando se contrata a una empresa externa hay que ser consciente de que se deberán compartir informaciones y datos, en ocasiones confidenciales, y los riesgos que eso pueda conllevar.
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