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Las 6 principales funciones de un Asistente Administrativo

La labor y la figura del asistente administrativo son cruciales en una oficina. ¿Por qué? La razón es que en la mayoría de las ocasiones son los responsables del buen funcionamiento de la empresa e incluso son la cara más visible, ya que suelen gestionar las llamadas, encargarse de la agenda y atender las consultas de los clientes.

Funciones auxiliar administrativo

Tanto en la empresa privada como en el ámbito público, a esta figura se la puede denominar también como auxiliar administrativo. El puesto de un asistente para las tareas administrativas se convierte en esencial en las pequeñas y medianas empresas, donde a menudo se encarga también de las tareas relacionadas con los Recursos Humanos, en el caso de que la compañía no disponga de un departamento propio de estas características. Por ejemplo, se ocupa de las tareas de reclutamiento o de pago de nóminas a los empleados.

De este modo, las tareas de un asistente o auxiliar administrativo varían mucho dependiendo del tipo de oficina. No son las mismas en una gran empresa donde estos empleados cuentan con superiores en el departamento de Administración, que en una pequeña compañía, donde tienen que asumir muchas más responsabilidades.

 

En cualquier caso, existen algunas funciones del Asistente Administrativo que  son comunes en todas las empresas. ¿Quieres conocerlas? Te las resumimos en 6 puntos.

Tareas esenciales del Auxiliar Administrativo

1.      Atención de visitas

El puesto del auxiliar administrativo está muchas veces en la recepción, lo que conlleva que asuma las funciones de recibir a las visitas y conducirlas al lugar apropiado o de recoger y gestionar la correspondencia y paquetes.

2.      Atención telefónica

Además de ser la primera vía de contacto en el espacio físico donde se ubica la oficina, el auxiliar administrativo es también quien suele atender las llamadas. Puede responder a las consultas más generales o destinadas a su departamento, o bien desviar la llamada al departamento correspondiente.

3.      Archivo

Independientemente de que cada departamento se haga cargo de su propia documentación, los documentos generales de la empresa se organizan en un archivo. Entre estos documentos se encuentran desde facturas a contratos o a declaraciones de impuestos. Para no tener ningún sobresalto, el auxiliar administrativo debe llevar a cabo una rigurosa organización de este archivo.

Por otro lado, entre las nuevas funciones del auxiliar administrativo se encuentra también la de realizar el mantenimiento de la base de datos.

4.      Organización de la agenda

La organización tiene que ser una de las mayores virtudes de este tipo de personal. No solo en lo que al archivo se refiere, sino también en la agenda. Las citas comerciales, los eventos corporativos, las reuniones con clientes o las fechas límite establecidas por la Administración para llevar a cabo ciertos trámites son parte de las reuniones de las que tiene que estar pendiente. Además, lo ideal es que comunique correctamente con las personas implicadas en estas citas y que establezca un método de recordatorio.

5.      Organización de reuniones

Realizar un orden del día para los asistentes a las reuniones, convocar a los invitados y confirmar su asistencia o encargarse de que el lugar de reunión esté listo forman parte también de las tareas de un auxiliar.

6.      Contabilidad financiera

Finalmente, este cargo administrativo realizará también procesos básicos de contabilidad financiera. Para ello, aunque el nivel educativo mínimo para obtener un tipo de empleo de estas características son los estudios secundarios, lo más habitual es que las empresas busquen un perfil formado en Administración y Dirección de Empresas o Contabilidad.

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