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To do lists: ¿Eficacia organizativa o pérdida de tiempo?

Todo el mundo alguna vez ha utilizado una To do list, o lista de tareas pendientes, para organizar el trabajo, los estudios o su vida. Pero, si no las usas con eficacia pueden volverse en tu contra. Entonces, ¿son realmente útiles o se trata de una pérdida de tiempo? En este artículo lo analizamos y, además, te enseñamos cómo elaborar una To do list efectiva. 

to do list

¿Por qué algunas personas consideran que las To do lists no funcionan?

La mayoría de las personas que consideran que las listas de tareas no funcionan y que producen estrés lo piensan porque:

  • Se sienten abrumadas al ver todas las cosas que tienen que hacer.
  • No saben cómo priorizar los elementos de la lista.
  • Tienen la sensación de estar añadiendo tareas nuevas continuamente.
  • Les produce confusión ver las tareas de casa mezcladas con las del trabajo o los estudios.

Por lo general, estas personas consideran que se trata de un esfuerzo interminable. 

No importa lo eficiente que uno sea completando y tachando tareas, siempre habrá más que añadir. Por lo tanto, el impulso de satisfacción que supone tachar una tarea puede desvanecerse rápidamente, ya que al final del día la lista sigue siendo larga, incluso a veces más de lo que era a primera hora de la mañana. 

Además, elegir la tarea adecuada es bastante complicado, por lo que tendemos a seleccionar las tareas más fáciles y nunca encontramos tiempo para hacer tareas desagradables, a pesar de que sean las que produzcan mayor impacto positivo en nuestras vidas. Un comportamiento que puede llevar a la procrastinación de las tareas complejas.

Ventajas de utilizar una lista de tareas

Sin embargo, trabajar con una To do list también ofrece muchas ventajas: 

En primer lugar, tener todas las tareas que tienes que hacer en un solo lugar, ya sea en un papel o en una app, te garantiza no olvidar nada y las libera de tu mente

Del mismo modo, crear una lista genera orden y, si se hace con regularidad, también puedes desarrollar tu disciplina al mismo tiempo. Con lo cual, por un lado, disminuirá tu sensación de estrés y, por el otro, te ayudará a planificar y priorizar tus acciones. Otro beneficio adicional que proporciona una To do list eficiente es la sensación de logro y satisfacción que uno consigue al tachar las tareas realizadas.

Cómo elaborar una To do list de forma eficiente

Categoriza

Tu cerebro se siente abrumado cuando ve una lista interminable y demasiado extensa.  Por esta razón, necesitarás trabajar a partir de diferentes listas, separarlas en distintas categorías y no escribir más de 7 u 8 tareas en cada una de ellas.

Planifica

Al diseñar una To do list no solo hay que saber qué hay que hacer, sino también cuánto tiempo te llevará completar cada tarea y establecer una estimación de tiempo realista. 

Prioriza

Para seleccionar eficazmente lo que debes trabajar tienes que tener en cuenta la prioridad, la secuencia y el tiempo estimado. Por lo tanto, divide tus tareas en estas cuatro categorías:

  • Importantes y urgentes.
  • No urgente pero importante.
  • No importante pero urgente.
  • Ni importante ni urgente.

Revisa

Convierte tu To do list en una herramienta diaria que utilices para gestionar tu tiempo y revísala regularmente para mantenerla actualizada. No tiene sentido que tengas una lista para registrar todo lo que tienes que hacer, pero no la utilices como parte de tu plan de gestión del tiempo.

Cambia el enfoque

Escribe una lista de lo que probablemente harás y responde a esta pregunta: ¿Qué es lo que realmente creo que voy a hacer hoy? Esta pregunta cambia el enfoque y, por lo tanto, en lugar de planificar sobre la base de lo que se espera lograr, se planifica sobre la base de lo que se cree que se va a lograr realmente. Algo que ayuda a diseñar una planificación más realista que no solo conseguirá que aumentes el número de tareas completadas durante el día, sino que incluso conseguirá que hagas algunas tareas que habías estado posponiendo y rindas más en tus estudios.

 

Ahora que sabes cómo organizar mejor tus tareas y tu tiempo es el momento de comenzar una maestría virtual para conseguir el empleo de tus sueños. 

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