La gestión de proyectos busca como fin último alcanzar uno o varios objetivos mediante un planeamiento, organización, ejecución y control de los recursos. Esta disciplina trabaja en la planificación de los proyectos como base para su ejecución con unas ciertas garantías. En este post vamos a ver las cinco fases necesarias para llevar a cabo un proyecto en una empresa, teniendo en cuenta tanto los objetivos como los resultados.
El ciclo de vida de un proyecto se divide en cinco etapas: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. ¡Las conocemos una a una!
1 Inicio y análisis de viabilidad
Para iniciar el proyecto hay que tener muy claro qué es lo que se quiere conseguir y hasta dónde se quiere llegar, es decir, establecer los objetivos. Además de la definición de objetivos tendremos que llevar a cabo un análisis de viabilidad con el que obtengamos una orientación sobre si el proyecto será o no ventajoso. De hecho, el análisis de viabilidad es crucial antes de comenzar el proyecto para evitar lanzar una iniciativa que va a acarrear más sobrecostos y problemas que beneficios.
En esta fase analizaremos también el alcance del proyecto, la previsión de sus costes y los posibles riesgos.
2 Planificación
Si el proyecto es viable se pasará a la siguiente fase: la planificación. Aquí se asignarán las tareas y recursos económicos, materiales, humanos y de tiempo. Es una etapa crucial puesto que una asignación errónea de recursos puede afectar a las fases posteriores del proyecto. Estos son los tres principales puntos que hay que programar:
- Alcance
- Cronograma
- Costes
La planificación suele involucrar a varios departamentos de una misma empresa por lo que la comunicación a partir de este momento será crucial.
3 Ejecución
Es el momento de comenzar el proyecto en el que pueden estar involucrados varios equipos que tratarán de ejecutarlo en tiempo y forma. Es la etapa más complicada ya que pueden aparecer problemas de déficit de recursos o de imposibilidad de cumplir los plazos.
4 Seguimiento y control
Normalmente los proyectos se prolongan en el tiempo durante semanas, meses e incluso años. Por ello, la fase de ejecución suele ir acompañada por la de control, que se lleva a cabo mediante reuniones, informes de seguimiento, controles de calidad y supervisión de incidencias.
5 Clausura y evaluación
Cuando concluyen las obligaciones del proyecto supone la última fase, el momento de clausura. Es decir, cuando el último proyecto ha sido entregado y las partes involucradas informadas. Pero antes, es necesaria la evaluación de los procesos por separado y del proyecto conjunto. Para ello, se elabora un informe de cierre del proyecto y se hace entrega al cliente (en el caso de que sea un proyecto externo) de toda la información.
La gestión de proyectos como profesión
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