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El diagrama de Gantt se ha convertido en un recurso clave para la gestión de proyectos. La razón es que no solo ayuda a los profesionales a visualizar los plazos, el progreso y los resultados, sino que además permite descubrir qué tareas se han completado y cuáles no para poder reasignar tiempos y responsabilidades. Una […]

4.02.2022 - ¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt se ha convertido en un recurso clave para la gestión de proyectos. La razón es que no solo ayuda a los profesionales a visualizar los plazos, el progreso y los resultados, sino que además permite descubrir qué tareas se han completado y cuáles no para poder reasignar tiempos y responsabilidades. Una forma de lograr mayor agilidad y eficiencia. En este artículo te explicamos en qué consiste y te ofrecemos 3 ejemplos de diagrama de Gantt que podrás aplicar en tu gestión.

 

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una herramienta de planificación de proyectos desarrollada a comienzos del siglo XX por el estadounidense Henry Laurence Gantt que proporciona una visión general de las tareas programadas y su evolución en un periodo de tiempo determinado.

Se trata de un tipo de cronograma con barras horizontales en cuyo eje vertical se detallan las tareas y en el horizontal el tiempo (días, semanas, meses, años…) que van a tardar en completarse.

En este aspecto, los elementos de un diagrama de Gantt pueden agruparse en cuatro categorías:

  1. Los recursos que son necesarios para que las tareas se completen a tiempo.
  2. Los hitos que deben cumplirse para mantener el proyecto en marcha.
  3. Las actividades específicas que tienen que realizarse.
  4. Las dependencias, es decir, aquellas relacionadas entre sí.

diagrama de gantt

3 Ejemplos de diagrama de Gantt

Este tipo de cronogramas son realmente útiles en multitud de trabajos específicos, como veremos en los siguientes ejemplos:

Diagrama de Gantt ejemplo 1: gestión de proyectos

La gestión de proyectos es sin duda una de las mayores utilidades de los diagramas de Gantt. Estos gráficos ayudan a los gestores a identificar las tareas implicadas y a crear un calendario para cada una, con fechas, herramientas y actualizaciones de progreso para todas ellas. Generalmente, existen dos tipologías de modelos de planificación.

  • Modelo en cascada

Por un lado, nos encontramos con el modelo en cascada, que sigue un enfoque lineal en el que las partes interesadas y los requisitos del cliente se recogen al principio del proyecto.

  • Modelo ágil

Por el otro, el modelo ágil centrado en valorar la flexibilidad y la adaptabilidad. En este caso, en lugar de crear un calendario completo con fechas fijas, los equipos ágiles dividen el plan en iteraciones más pequeñas conocidas como “sprints”.

Diagrama de Gantt ejemplo 2: Campañas de marketing

Los departamentos de marketing necesitan un plan integral para llevar a cabo una campaña de forma eficaz. El plan incluirá metas que permitan alcanzar los objetivos deseados, como mejorar las tasas de retención de clientes, conseguir otros nuevos o aumentar los ingresos.

Un diagrama de Gantt permite generar tareas basadas en estos objetivos que podrán asignarse al especialista correspondiente. Una vez hecho esto, es el momento de establecer las fechas de inicio, la duración y la finalización.

De este modo, los diagramas de Gantt ofrecen una forma sencilla de planificar y programar las tareas de marketing según el plazo del proyecto.

Otra forma interesante de utilizar este método es a la hora de aplicar estrategias de marketing en redes sociales. No obstante, cuando estés mapeando la campaña utilizando un diagrama de Gantt en redes, asegúrate de incluir las herramientas que necesites, el contenido que compartirás y los activos utilizados en cada canal.

Diagrama de Gantt ejemplo 3: diseño y lanzamiento de productos

Los diseñadores también pueden utilizar un diagrama de Gantt para planificar los lanzamientos de diseño, el seguimiento de la lluvia de ideas, así como compartir el progreso del proyecto con un gráfico cuidadosamente organizado.

De igual forma, podemos utilizar este tipo de cronograma para el lanzamiento de productos, ya que estos poseen muchas partes móviles y, por lo tanto, se podría realizar un seguimiento de la investigación, los presupuestos, las funciones del equipo e incluso la evaluación de riesgos, establecer dependencias, además de asignar tareas específicas a personas concretas.

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Para elaborar un diagrama de Gantt necesitaremos recopilar:

  • Datos sobre la fecha del inicio y del fin.
  • Tareas que se van a desarrollar.
  • Encargado de cada una de ellas.
  • Estimación del tiempo que llevará cada cometido y en qué momento estas se van a superponer.

A continuación, ya podemos realizar estos sencillos pasos:

1.      Enumerar las tareas

El primer paso para crear un diagrama de Gantt será enumerar los procesos que vamos a desarrollar en ese periodo de tiempo. Nos podemos basar en las 5 fases de ejecución de un proyecto:

  1. Inicio
  2. Planificación
  3. Ejecución
  4. Seguimiento y control
  5. Cierre y evaluación

Aunque podemos especificar todo lo que queramos, dentro de cada una de las fases principales también podemos dividir otras tareas e incluso asignarlas a grupos y personas diferentes.

2.      Asignar tiempo

Una vez que sepamos qué tareas vamos a llevar a cabo, deberemos determinar el tiempo, siempre en la misma unidad.

3.      Repartir tareas

Del mismo modo, podemos repartir las ocupaciones que va a desempeñar cada uno de los integrantes del proyecto.

4.      Escoger el formato y las plantillas del diagrama de Gantt

Para realizarlo de forma digital contamos con varias opciones:

  • Excel

Es posible crear un diagrama de Gantt mediante una plantilla de Excel en la que hay que indicar la tarea, fecha de inicio, fecha de final y duración. Aunque otros programas ofrecen plantillas mucho más visuales para su creación.

  • Aplicaciones para elaborar un diagrama de Gantt

En cualquier caso, existen aplicaciones en línea o descargables especialmente dedicadas a la creación de diagramas de Gantt en los que se pueden asignar fácilmente cada una de las tareas a personas individuales o a los equipos.

Ventajas del diagrama de Gantt

  • Multitarea

Una de las ventajas de esta forma de gestión del tiempo es que no se necesita que una tarea acabe para comenzar la siguiente, sino que se puede comenzar a trabajar en una fase cuando la anterior todavía está inconclusa. También puede existir una tarea, como por ejemplo la supervisión, que esté presente en toda la línea temporal.

  • Gestión del tiempo

Se trata de una estupenda herramienta de gestión, puesto que permite observar de un solo vistazo las tareas que componen un proyecto, su progresión en el tiempo e interdependencia.

  • Proyecto global

Un diagrama de Gantt te ofrece la oportunidad de implicar a todos los departamentos y personas que consideres necesarios para el desarrollo del proyecto.

  • Adaptable

Los diagramas de Gantt modernos facilitan el cambio de tareas sin interrumpir la marcha. Con las dependencias -una característica estrella de cualquier diagrama de Gantt- puedes mantener las tareas conectadas. Del mismo modo, la digitalización de estos cronogramas facilita la implementación de los cambios de forma ágil y eficiente.

  • Control de recursos

Si quieres tomar decisiones empresariales inteligentes, debes tener un buen control de tus recursos. Con los diagramas de Gantt puedes ver quién se ocupa de qué y cómo se aplica la gestión de recursos.

 

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