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9 pasos para gestionar los beneficios durante tu proyecto

¿Conoces el Plan de Gestión de Beneficios? ¿Lo has puesto ya en práctica a la hora de desarrollar un proyecto?

Con este post sobre los “9 pasos para gestionar los beneficios durante tu proyecto” inauguramos las colaboraciones de profesores en el blog de IEP.

Y comenzamos con el experto en Project Management, Change Management y Estrategia Alfredo Ugalde Maldonado. Además de desarrollar su carrera profesional como directivo es profesor en varias instituciones, entre ellas, la Universidad Europea de Monterrey (México).

Uno de los profesores de la Maestría Virtual de Gerencia de Proyectos, en la que el Instituto Europeo de Posgrado mantiene un acuerdo con la Universidad Europea de Monterrey, ofreciendo la calidad y prestigio internacional que brinda la titulación propia de estas dos instituciones.

Conocemos de la mano del profesor Ugalde Maldonado en qué consisten estos 9 pasos para gestionar los beneficios durante un proyecto:

¿En qué consiste el Plan de Revisión de Beneficios en un Proyecto?

Un Plan de Revisión de Beneficios tiene como objeto establecer la forma en que se crearán, maximizarán y mantendrán los beneficios proporcionados por un proyecto. Debe ser establecido antes o al inicio del proyecto (en caso que no se haya definido antes de haber iniciado).

Como ejemplo, tomaremos la competencia de F1, donde hay distintas personas que monitorean el desempeño, teniendo claras las metas a lograr, los alcances y beneficios de que eso suceda. Del mismo modo, de las consecuencias de no hacerlo, es decir, los contra-beneficios.

En un proyecto, en cambio, al seguir un método que involucra actividades de planificación, monitoreo, control y cierre (si es que se adopta alguna práctica o metodología existente), y además un líder de proyecto que ejecuta las acciones inherentes a su rol como integrador de recursos, muchas veces se van dejando de lado este tipo de herramientas, las cuales pueden entorpecer la efectividad al momento de ejecutar el proyecto.

Un plan de gestión de beneficios es una herramienta simple y práctica. Sin embargo, es muy poderosa, para mostrar la capacidad de gestión de nuestro proyecto y determinar la capacidad de entregar los beneficios sostenibles que se han buscado.

gestion beneficios proyectos

Cada beneficio y contra-beneficio debe tener claramente identificados los siguientes puntos:

  • Cómo serán medidos y monitoreados, desde qué momento se deben medir y controlar (gestión)
  • Cómo establecer su capacidad real de alcance durante el tiempo
  • Qué recursos son necesarios para revisar la capacidad de alcanzar los beneficios a través del trabajo realizado en el proyecto, y de controlar los contra-beneficios
  • Cobertura
  • Quién será responsable de alcanzar y sostener los beneficios una vez terminado el proyecto y las personas beneficiadas

Gestión de beneficios en un proyecto: Factores

Si tomamos como ejemplo los beneficios de un nuevo medicamento, el Plan de Revisión o Gestión de Beneficios podrá identificar estos 9 puntos:

1.      Cómo se medirá

Por localidad, pacientes adscritos a los centros de salud.

2.      Cómo se monitoreará

La información será proporcionada por la entidad regulatoria de salud de cada localidad.

3.      Desde cuándo se controlará

Se comenzarán mediciones a partir del primer mes del tratamiento, identificando síntomas, resultados de exámenes clínicos respecto a las variables de impacto.

4.      Capacidad real de alcance

La meta se alcanzará a los dos años de implementado.

5.      Recursos

Se realizarán mediciones mensuales desde su lanzamiento, y en coordinación con los centros de salud. Se identificarán pacientes por grupos de características (sexo, edad, enfermedad crónica, enfermedades asociadas como hipertensión o diabetes, etc.).

6.      Cobertura

En los primeros seis meses, se buscará impactar a un grupo de pacientes de alto nivel de riesgo o avance de la enfermedad, estimado en el 25% de los pacientes. Al término del primer año, se alcanzará al 55%, a los 18 meses al 80% y a los dos años al 100% de la meta.

7.      Aliados

Se contará con el aval de los directores médicos de cada centro de salud, en coordinación con la entidad regulatoria, quienes reportarán resultados mensualmente, avances y contra-beneficios detectados. Estos últimos se reportarán dentro de las 24 horas siguientes a su detección.

8.      Responsables

El proyecto dura 12 meses. A partir del mes 13 y en adelante, el responsable de las mediciones será el Director de Operaciones y el Investigador encargado de soporte al proyecto. Éstos evaluarán también las necesidades de cambios, ajustes o generación de proyectos alternos. El presupuesto estará determinado por la operación habitual de la farmacéutica.

9.      Beneficiados

Se contará con testimonios documentales de (porcentaje a definir) los pacientes usuarios del tratamiento.

Cabe mencionar que el Plan de Revisión de Beneficios aplica tanto a beneficios como a contra- beneficios, aunque pueden hacerse distinciones prácticas entre estas dos, y regularmente para los contra-beneficios deben tenerse acciones tendientes a su control o mitigación.

Formarse en Project Management

Si el Project Management te parece una disciplina interesante, te invitamos a consultar el programa de la Maestría en Gerencia de Proyectos y a ponerte en contacto con nosotros si quieres conocer más información sobre esta formación con doble titulación propia del IEP y de la UEM. ¡Te esperamos!

Autor: Alfredo Ugalde Maldonado

Director en Zentum Group (México)

alfredo ugalde profesor

 

Licenciado en Administración por la Universidad Nacional Autónoma de México. MBA por la Universidad Camilo José Cela, España.

Ha desarrollado su carrera profesional durante cerca de 20 años en el sector de servicios, en diferentes empresas de Consultoría y proyectos en Latinoamérica (Indra, Everis y Stork Colombia – AMS Group), desde Analista, Consultor, Gerente de Proyectos, Gerente General y Business Development, así como en la docencia en distintas universidades de México y Colombia. Director y Fundador de Zentum.

Actualmente es Director de Zetum, empresa de consultoría y entrenamientos en temas de Project Management, Change Management y Estrategia, y profesor de la Universidad Europea de Monterrey (México) y Politécnico Internacional (Colombia).

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