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¿Debo someter a mi empresa a un proceso de outsourcing o no?, ¿cuáles son las áreas que debería subcontratar?, ¿aumentará el outsourcing las posibilidades de mi negocio? A la hora de externalizar el trabajo hacia otra empresa, éstas son algunas de las dudas que se suelen plantear y a las que trataremos de dar respuesta [...]

Guía sobre el Outsourcing

¿Debo someter a mi empresa a un proceso de outsourcing o no?, ¿cuáles son las áreas que debería subcontratar?, ¿aumentará el outsourcing las posibilidades de mi negocio? A la hora de externalizar el trabajo hacia otra empresa, éstas son algunas de las dudas que se suelen plantear y a las que trataremos de dar respuesta en esta guía sobre el outsourcing.

¿Qué es el outsourcing?

Es común que las empresas subcontraten servicios que requieren una alta especialización, que están relacionados con la innovación y las tecnologías de la información y tareas que exigen una intensa dedicación de recursos.

Pero sobre todo se externalizan los servicios de nueva creación e implantación, donde la integración de un tercero con experiencia en el sector facilita el trabajo.

La externalización es muy común en sectores como la logística (empresas de paquetería, transporte…), el marketing y publicidad, la tecnología, el asesoramiento legal y financiero (abogados, gestoría…) o la atención al cliente.

¿Cuándo se suele subcontratar?

Es común que las empresas subcontraten servicios que requieren una alta especialización, que están relacionados con la innovación y las tecnologías de la información y tareas que exigen una intensa dedicación de recursos.

Pero sobre todo se externalizan los servicios de nueva creación e implantación, donde la integración de un tercero con experiencia en el sector facilita el trabajo.

La externalización es muy común en sectores como la logística (empresas de paquetería, transporte…), el marketing y publicidad, la tecnología, el asesoramiento legal y financiero (abogados, gestoría…) o la atención al cliente.

Outsourcing es el proceso de subcontratar un servicio

Fases en el outsourcing

  1. Evaluación de las necesidades

Al comenzar un proceso de outsourcing lo primero que hay que hacer es identificar las necesidades de la empresa, es decir, qué funciones no se pueden asumir de manera interna o en cuáles se prefiere que intervenga una empresa externa.

Es el momento de evaluar las oportunidades que ofrece una posible alianza y de determinar los servicios a externalizar. Eso sí, ¡nunca deben formar parte de las funciones clave de una empresa!

  1. Estudiar la elección de empresa externa

La elección de la empresa a subcontratar requiere un estudio previo de las posibilidades, para determinar cuál es la compañía más adecuada, solvente y eficaz para llevar a cabo la labor que queremos externalizar.

  1. Escoger un modelo de outsourcing

También habrá que tomar decisiones sobre qué modelo de outsourcing queremos implantar, es decir, hasta qué punto la empresa se implicará en las tareas de la empresa subcontratada. También su tipología, como hemos visto antes, suele ser de la mano de empresas o de trabajadores autónomos o freelancers.

  1. Establecer unos objetivos

El outsourcing estará bien definido, no solo por un contrato y un presupuesto, sino también por una estrategia con objetivos, recursos, plazos y evaluación.

  1. Controlar el proceso de transición

Si se trata de un servicio que va a pasar de interno a externo hay que controlar bien el proceso de transición. Será un momento crítico en el que habrá que invertir más tiempo y esfuerzos para sacar de la organización una tarea que con el tiempo se llevará a cabo de manera mucho más fluida por parte de estos terceros.

  1. Evaluación del trabajo

Y una vez que se han superado todas las fases previas y se comienza a trabajar con el modelo de outsourcing no hay que olvidar el llevar un seguimiento de su trabajo. Esta evaluación se suele llevar a cabo mediante auditorías mensuales y anuales.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Y como en todos los procesos empresariales, a la hora de embarcarse en el outsourcing se deben contemplar sus ventajas e inconvenientes:

Ventajas del outsourcing

  • Reducción de costes. En muchas ocasiones es más rentable externalizar que llevar a cabo el servicio internamente.

  • Mejora de la calidad. Suele ocurrir cuando contratamos una empresa especializada y con experiencia.

  • Acceso a nuevos recursos. Tener alianzas outsourcing permite que una empresa pueda ampliar su abanico de oferta de servicios a clientes.

  • Transformación del negocio. Contar con un punto de vista y una manera diferente de hacer las cosas redundará en una transformación del negocio y una amplitud de miras empresarial.

Desventajas del outsourcing

  • Pérdida de control. Al externalizar delegaremos parte de nuestra funciones en otra empresa.

  • Necesidad de comunicación continua. Sin coordinación, el outsourcing corre el riesgo de ser un completo fracaso.

  • Riesgo en la percepción del consumidor. Muchas veces el cliente tiene la percepción de que el servicio no será tan bueno si lo realiza un tercero.

  • Trasvase de información. Cuando se contrata a una empresa externa hay que ser consciente de que se deberán compartir informaciones y datos, en ocasiones confidenciales, y los riesgos que eso pueda conllevar.

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